Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 25 septembre 2026
Cette page explique quelles données personnelles Mycollabus traite, pourquoi, avec qui, pendant combien de temps, et comment exercer vos droits. Elle s’applique au site mycollabus.fr et à tous ses espaces (maîtres d’ouvrage, maîtres d’œuvre, entreprises, étudiants).
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est l’éditeur de Mycollabus, SILO SMART SYSTEM, SAS, 101 rue Bouthier, bureau 2, 33100 Bordeaux. Ses coordonnées complètes figurent dans les mentions légales.
2. Les données que nous traitons
Votre compte et votre profil
- Nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (conservé sous forme hachée : personne, pas même nous, ne peut le relire).
- Date et lieu de naissance, adresse postale, numéros de téléphone.
- Métier, photo ou logo si vous en ajoutez.
- Pour un professionnel : société, SIREN, forme juridique, dirigeant, numéro de TVA, qualifications.
Votre dossier de vérification étudiante
- Nom, prénom, date de naissance et INE tels qu’écrits sur la carte, année d’études.
- La carte d’étudiant (recto, et verso si vous le déposez), le certificat de scolarité et une photo d’identité.
- Le numéro de la carte étudiante européenne, lu sur son QR code, si votre carte en porte un.
- Le texte lu sur le certificat (année universitaire, nom, INE), la date de votre consentement, la décision de l’administrateur et le nombre de fois où le dossier a été transmis.
Votre activité sur la plateforme
- Les projets, documents, rendez-vous, devis et factures que vous créez ou qui vous sont partagés, et les coordonnées des entreprises que vous enregistrez.
- Pour la facturation électronique : l’IBAN et les coordonnées nécessaires aux factures.
- Les heures de début et de fin de vos connexions, relevées pendant que vous êtes connecté(e).
3. Pourquoi, et sur quelle base
- Fournir la plateforme (compte, espaces, projets, documents, rendez-vous, e-mails de service) : exécution du contrat qui nous lie quand vous créez un compte.
- Vérifier le statut étudiant : votre consentement, donné en cochant la case avant de transmettre le dossier. Vous pouvez le retirer à tout moment ; les pièces sont alors effacées.
- Prévenir la fraude (repérer une même carte, un même certificat ou un même INE sur deux comptes, compter les demandes, interroger le registre européen) : notre intérêt légitime à n’accorder le statut étudiant qu’à de vrais étudiants.
- Protéger le site (anti-robot, journal des consultations, temps de connexion) : notre intérêt légitime à sécuriser et administrer le service.
- Empêcher la réinscription d’une adresse supprimée (registre des suppressions) : notre intérêt légitime à ce qu’un compte supprimé le reste, et à pouvoir répondre d’un compte disparu.
- Conserver les factures : obligation légale.
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires. Aucune décision n’est prise sur vous de façon uniquement automatisée : la lecture automatique de la carte et du certificat propose ou signale, et la décision reste celle d’un administrateur.
4. Qui y a accès
Les administrateurs de Mycollabus, pour gérer la plateforme ; seul un administrateur voit les pièces du dossier étudiant, et chaque consultation est enregistrée. Les autres utilisateurs ne voient que ce que vous partagez avec eux dans un projet.
Nous faisons appel aux prestataires suivants, chacun limité à ce dont il a besoin :
| Prestataire | Rôle | Données concernées |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd (Chypre), serveur en France | Héberge le site, la base de données et les fichiers déposés. La lecture automatique de la carte d’étudiant et du certificat de scolarité se fait aussi sur ce serveur (logiciel libre Tesseract) : ces pièces ne sont envoyées à aucun service extérieur. | Toutes les données de la plateforme. |
| Brevo (France) | Envoie les e-mails de la plateforme (confirmation d’inscription, avis, rappels). | Votre adresse e-mail et le contenu du message. |
| Cloudflare, Inc. (États-Unis) — Turnstile | Protège la connexion et l’inscription contre les robots. | Votre adresse IP et des caractéristiques techniques de votre navigateur. |
| Commission européenne — registre de la carte étudiante européenne | Indique si une carte étudiante européenne est active et quel établissement l’a émise. | Le seul numéro de la carte, lu sur son QR code. |
| Iopole et Super PDP (France), plateformes de facturation électronique | Transmettent les factures électroniques, uniquement pour les entreprises qui activent ce service. | Les mentions de la facture : identités, adresses, SIREN, e-mail de contact, IBAN. |
| Anthropic, PBC (États-Unis) | Analyse le règlement de PLU déposé dans un projet, et résume des articles d’actualité publics. | Le document de PLU déposé. Aucune donnée de votre compte. |
| Google LLC (États-Unis) — Google Places | Retrouve les coordonnées publiques d’une entreprise que vous recherchez. | Le nom de l’entreprise recherchée. Aucune donnée de votre compte. |
| Services publics de données (adresse, entreprises, cadastre, Géorisques, DVF, ADEME, IGN) | Complètent adresses, fiches d’entreprise et données de parcelle. | L’adresse, la parcelle ou l’entreprise recherchée. |
| jsDelivr et unpkg (réseaux de diffusion) | Fournissent les composants d’affichage des cartes et des PDF. | Votre adresse IP, au moment de l’affichage. |
Les messages que vous nous adressez à silo.smart.system@gmail.com transitent par la messagerie Gmail (Google).
5. Transferts hors de l’Union européenne
Le site et sa base de données sont hébergés en France. Trois prestataires sont établis aux États-Unis : Cloudflare, Anthropic et Google. Ces transferts s’appuient sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y adhère, ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
6. Combien de temps
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte et profil | Tant que le compte existe. La suppression a lieu 30 jours après la demande (annulable d’ici là) : l’adresse e-mail et les renseignements personnels sont alors effacés du compte, qui devient anonyme. |
| Adresse e-mail et renseignements d’un compte supprimé (registre des suppressions) | 6 ans après la suppression, pour répondre à une réclamation ou à une demande d’une autorité, puis effacés. |
| Empreinte chiffrée de l’adresse d’un compte supprimé | Sans limite de durée : elle seule empêche cette adresse de créer un nouveau compte. Déblocage possible sur demande écrite. |
| Temps de connexion (présence) | 13 mois, puis effacés automatiquement. |
| Historique des changements d’adresse e-mail (ancienne et nouvelle adresse, date) | 13 mois, puis effacé automatiquement. |
| Pièces du dossier étudiant (carte, certificat, photo) | Jusqu’au 31 octobre qui suit la vérification ; 30 jours après un refus ; 6 mois pour un dossier jamais transmis. Le numéro de carte européenne et le texte lu sur le certificat sont effacés avec les pièces. |
| Fiche du dossier étudiant (identité déclarée, INE, décision, nombre de demandes) | Tant que le compte existe. |
| Journal des consultations du dossier étudiant | 1 an, y compris après la suppression du compte (preuve des accès). |
| Journal des e-mails envoyés | L’année en cours et les deux précédentes. |
| Historique d’annulation des actions | 30 jours. |
| Documents mis à la corbeille | 30 jours, puis effacés. |
| Projets, documents, rendez-vous, carnet d’entreprises | Tant que le compte (ou le projet) existe. Après la suppression d’un compte, ils restent rattachés au compte anonyme, auquel plus personne ne peut se connecter. |
| Devis et factures | 10 ans, obligation comptable (Code de commerce, art. L123-22). |
Les sauvegardes techniques suivent ces durées avec un décalage de quelques jours, le temps d’être renouvelées.
7. Cookies et stockage dans le navigateur
- Cookie de session : il vous garde connecté(e). Indispensable, il ne sert à rien d’autre.
- Préférences d’affichage (vue des projets, filtres de l’agenda, réglages du module de dessin) : gardées dans votre navigateur, jamais envoyées ailleurs.
- Cloudflare Turnstile : le contrôle anti-robot de la connexion et de l’inscription.
Mycollabus n’utilise aucun outil de mesure d’audience ni aucun traceur publicitaire : c’est pourquoi aucun bandeau de consentement ne vous est présenté.
8. Vos droits
Vous pouvez, à tout moment :
- accéder à vos données et en obtenir une copie ;
- les faire rectifier ou compléter ;
- les faire effacer, y compris supprimer votre compte — vous pouvez le faire vous-même depuis « Mon compte », avec votre mot de passe. La suppression a lieu 30 jours plus tard et peut être annulée d’ici là ; l’adresse du compte ne pourra plus servir à s’inscrire ;
- vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, ou en demander la limitation ;
- recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format réutilisable (portabilité) ;
- retirer votre consentement à la vérification étudiante ;
- donner des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Écrivez à silo.smart.system@gmail.com. Nous répondons dans un délai d’un mois. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité si nous avons un doute raisonnable. Certaines données ne peuvent pas être effacées tant qu’une obligation légale nous impose de les garder (les factures, par exemple).
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr/fr/plaintes.
9. Sécurité
- Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS) ; le cookie de session n’est pas lisible par les scripts de la page.
- Chaque utilisateur n’accède qu’à ses propres données et à ce qui lui est partagé ; ce contrôle est appliqué par la base de données elle-même.
- Les pièces du dossier étudiant sont rangées dans un espace privé : elles ne s’ouvrent que par un lien valable une minute, et chaque ouverture est enregistrée.
10. Évolution de cette politique
Cette page est mise à jour quand nos traitements changent ; la date en tête l’indique. En cas de changement important, nous vous prévenons par e-mail ou sur la plateforme.